Gli uffici del futuro di Visana

I progressi industriali e tecnologici degli ultimi 200 anni hanno modificato la nostra struttura lavorativa. Oggi, a seconda del tipo di attività, possiamo lavorare a distanza in qualsiasi luogo in cui ci troviamo: a casa, in spazi di lavoro condivisi oppure nella nostra caffetteria preferita. Anche da Visana si sperimentano nuove forme di lavoro e questo già prima dell’arrivo del coronavirus. A inizio anno, due team indipendenti si erano posti la stessa domanda: come saranno i nostri uffici del futuro?

Per scoprirlo, hanno provato a fare un esperimento: hanno lasciato le loro vecchie postazioni di lavoro e testato nuove forme di organizzazione.

Da giocatori individuali a giocatori di squadra

Il gruppo dirigenziale del settore Gestione delle informazioni e dell’infrastruttura ha lasciato i suoi cinque uffici singoli per trasferirsi in un unico grande ufficio. Le regole del gioco erano chiare fin dall’inizio: ciascuno ha una postazione di lavoro fissa. Le riunioni del team si svolgono attorno al grande tavolo, mentre per i colloqui individuali adesso è possibile prenotare una stanza a parte. I dirigenti hanno colto molti vantaggi in questo nuovo assetto. Christoph Lanz, responsabile RIN, afferma in merito: «Mi piace molto lavorare nel nostro nuovo ufficio. Parliamo in modo spontaneo, ci scambiamo informazioni in modo automatico e affrontiamo rapidamente le questioni da risolvere. In generale, mi sento meno un giocatore individuale e più un giocatore di squadra.»

Spazio creativo e scrivania a libera scelta

Contemporaneamente, il team Sviluppo del personale si è cimentato in forme di lavoro moderne e ha riorganizzato i suoi quattro uffici. Le postazioni di lavoro disponibili fino a quel momento sono state raggruppate in due uffici, così la nuova disposizione ha dato al gruppo, composto da dieci persone, uno spazio creativo per le riunioni o i brainstorming e uno spazio dedicato alla concentrazione da utilizzare come postazione di lavoro singola e per i colloqui. Altra novità: non esistono più postazioni fisse, la scelta della scrivania è del tutto libera. Per i collaboratori ciò significa che, alla fine della settimana o in caso di assenza, la loro scrivania deve essere sgombra per permettere ad altri di utilizzarla. Le foto e gli oggetti personali non possono essere presenti, oppure devono essere spostati di volta in volta. Non per tutti i collaboratori è stato semplice accettare questo nuovo assetto. Occorre, infatti, dare prova di flessibilità e aprirsi a nuovi orizzonti. Rahel Bodor, formatrice HR PE afferma: «Dopo otto anni passati alla stessa postazione di lavoro ho fatto uno sforzo per abituarmi all’idea di una nuova disposizione dell’ufficio e liberare la mia scrivania. Il rispetto delle esigenze individuali e la possibilità di contribuire attivamente a dare forma ai nuovi spazi mi hanno motivato e facilitato il cambiamento. L’ago della bilancia pende sui vantaggi: la comunicazione all’interno del team è di gran lunga migliorata e i nuovi spazi offrono nuove possibilità.»

Lavorare senza carta

Liberare la scrivania ha avuto anche altri effetti positivi: i collaboratori hanno, infatti, colto la palla al balzo per buttar via molte scartoffie. Sonja Strangis, responsabile della formazione interna, spende parole di elogio: «Dovendo cambiare regolarmente la mia postazione, lavoro quasi completamente senza carta. Le mappette con i documenti degli ultimi giorni e settimane sono sparite dalla mia scrivania. Oggi con me non ci sono solamente i miei due colleghi con cui condivido l’ufficio da tempo, ma sono seduta vicino ad altri colleghi. Questo ha resto ancora più forte lo scambio e lo spirito di squadra del team.»

Esiste davvero l’ufficio perfetto?

Passati i primi mesi, entrambi i team traggono conclusioni positive da quest’esperienza, specialmente per quel che concerne lo spirito di squadra. L’ufficio perfetto forse nemmeno esiste, ma, semmai, quello del futuro ha varie forme, anche molto diverse in base alle esigenze. È importante testare le nuove possibilità di lavoro per poter trovare la forma che funziona meglio. Anche l’home office ne fa parte e con il coronavirus tutti i nostri collaboratori sono diventati dei professionisti del lavoro da casa, che è possibile continuare a svolgere nei casi in cui sia fattibile e opportuno.